Panduan Penggunaan SIAR GBKP

1. Alur Umum Aplikasi

• Admin login melalui halaman login.
• Halaman login, registrasi, direktori, dan dashboard menampilkan logo GBKP serta status koneksi realtime berupa delay server dan jumlah pengunjung online.
• Widget koneksi juga menampilkan ISP pengunjung jika layanan lookup tersedia.
• Admin masuk ke dashboard dan melihat ringkasan data sesuai wilayahnya.
• Menu utama kini berada di header agar dashboard lebih fokus menampilkan data penting.
• Admin membuka Data Anggota untuk melihat, menambah, mengedit, mencetak, atau export data jemaat.
• Jika ada perubahan status, mutasi, atau data keluarga, admin memperbarui data melalui halaman edit anggota.
• Perubahan penting tersimpan sebagai riwayat atau log aktivitas.

2. Jenis Admin

3. Admin Klasis

• Melihat dashboard ringkasan jemaat satu klasis.
• Melihat jumlah anggota aktif dan kepala keluarga.
• Melihat indikator SI KUH dan SI LAKUH untuk memantau kondisi keluarga lengkap dan tidak lengkap.
• Card Total Runggun menampilkan total runggun, total sektor, dan daftar semua runggun beserta jumlah jemaat, sektor, serta KK.
• Melihat data KK per runggun dan KK per sektor.
• Klik runggun untuk menampilkan sektor di bawahnya.
• Klik sektor untuk melihat daftar kepala keluarga dan anggota keluarga di dalam sektor tersebut.
• Melihat grafik Jemaat, KK, dan Jumlah Sektor per runggun.
• Membuka menu Report untuk melihat jumlah sektor per runggun dan kategorial per sektor.
• Report admin klasis dapat difilter per runggun.
• Report admin klasis menyediakan export XLS terpisah untuk Ringkasan Runggun dan Kategorial Per Sektor.
• Mengelola data runggun dan sektor sesuai wilayah klasis.
• Melihat riwayat perpindahan anggota sesuai scope klasis.
• Melihat last login admin runggun dan admin sektor sesuai hierarki.
• Melihat log aktivitas terbaru dan kesehatan data sesuai scope klasis.
• Export data jemaat sesuai wilayah klasis.

4. Admin Runggun

• Melihat dashboard ringkasan jemaat satu runggun.
• Card Total Sektor menampilkan daftar sektor beserta jumlah jemaat aktif dan KK per sektor.
• Melihat jumlah anggota aktif, kepala keluarga, pendaftaran pending, dan mutasi.
• Melihat indikator SI KUH dan SI LAKUH sesuai data keluarga dalam runggun.
• Mengelola sektor di bawah runggun.
• Saat tambah sektor, pilihan runggun otomatis terkunci sesuai runggun admin.
• Melihat KK per sektor dan klik sektor untuk melihat daftar KK serta anggota keluarga.
• Memantau aktivitas sektor dan riwayat perpindahan anggota dalam runggun.
• Membuat papan pengumuman yang tampil untuk sektor di bawah runggun terkait.
• Melihat last login admin sektor dan kesehatan data sesuai scope runggun.
• Membuka menu Report untuk melihat overview sektor, total jemaat aktif, total KK, dan daftar kepala keluarga per sektor.
• Export data jemaat sesuai wilayah runggun.

5. Admin Sektor / Ketua PJJ

• Melihat dashboard sektor.
• Melihat indikator SI KUH dan SI LAKUH untuk keluarga di sektor/PJJ.
• Menggunakan tombol header untuk Data Anggota, Tambah, Cetak, Panduan, Direktori, Export, Profil Sektor, Status Mutasi, Ajukan Mutasi, Profil Saya, dan Logout.
• Menambah anggota baru melalui form input.
• Mengedit data anggota, status keanggotaan, data keluarga, dan data gerejawi.
• Melihat detail anggota dan mencetak profil/CV jemaat.
• Menghapus anggota ke recycle bin dan mengembalikannya sebelum 30 hari.
• Mengajukan mutasi anggota ke sektor lain.
• Melihat Status Mutasi untuk memantau mutasi masuk dan mutasi keluar yang masih menunggu proses.
• Mengelola profil sektor, QR Code pendaftaran, ketua, sekretaris, dan bendahara PJJ.
• Import data anggota dari template Excel .xls dan export data sektor.
• Melihat recycle bin untuk mengembalikan anggota yang terhapus sebelum 30 hari.
• Menggunakan mode tema light, dark, atau auto sesuai perangkat.

6. Direktori Jemaat

Direktori digunakan untuk melihat informasi publik jemaat atau struktur sektor tanpa harus masuk ke dashboard admin. Halaman ini berguna untuk pencarian cepat dan rujukan informasi umum.

• Buka halaman login, lalu klik menu Direktori.
• Gunakan direktori untuk melihat data publik yang disediakan sistem.
• Informasi yang tampil dibatasi agar tidak membuka data sensitif admin.
• Direktori membantu pengguna menemukan informasi sektor/PJJ atau data umum jemaat yang memang diizinkan tampil.
• Nama pelayan gereja menggunakan gelar: Pdt, Pt, Dk, serta Pdt.Em, Pt.Em, dan Dk.Em untuk emeritus.
• Nomor jemaat ditampilkan rapi di bawah nama pada kartu direktori.
• Jika data tidak ditemukan, pastikan ejaan pencarian benar atau hubungi pengurus sektor/PJJ.

7. Registrasi Jemaat Baru

Registrasi digunakan oleh jemaat baru atau anggota yang belum tercatat untuk mengirim data awal ke sektor/PJJ tujuan. Data registrasi belum langsung menjadi anggota aktif sebelum diverifikasi oleh admin.

• Buka halaman login, lalu klik tombol Registrasi.
• Halaman registrasi memakai logo GBKP dan menyediakan tombol Panduan Registrasi khusus untuk pendaftar.
• Menu Cek Status Registrasi tersedia di halaman login, registrasi, dan input anggota untuk mengecek status dari nomor registrasi.
• Isi data pribadi seperti nama, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, dan status pernikahan.
• Tempat lahir harus dipilih dari daftar Kabupaten/Kota, bukan diketik manual bebas.
• Sesuai Permendagri Nomor 109 Tahun 2019 dan SE No. 400.8.2.15/2350/Dukcapil, tempat lahir ditulis hanya nama Kabupaten/Kota.
• Isi alamat lengkap dan pilih wilayah administrasi yang sesuai.
• Pilih klasis, runggun, dan sektor/PJJ tujuan.
• Setelah sektor dipilih, sistem menampilkan kontak pengurus PJJ jika datanya sudah tersedia.
• Isi nomor HP/WhatsApp agar pengurus dapat menghubungi pendaftar.
• Lengkapi pendidikan, pekerjaan, BPJS, golongan darah, dan kategorial jika diminta.
• Dropdown besar seperti pekerjaan dan pendidikan dapat diketik untuk mencari pilihan lebih cepat.
• Jabatan struktur dapat dipilih pada beberapa tingkat sekaligus, misalnya sektor, runggun, klasis, dan moderamen.
• Keempat tingkat jabatan dapat dipilih bersamaan jika jemaat memang memiliki rangkap pelayanan.
• Upload foto jika tersedia.
• Pendaftar wajib mencentang pernyataan bahwa data yang diisi benar dan valid.
• Sistem mencatat lama waktu pengisian form dan menampilkannya pada popup berhasil.
• Kirim formulir registrasi.
• Setelah berhasil, sistem menghasilkan nomor registrasi dan bukti pendaftaran yang dapat diunduh atau dicetak.
• Data masuk sebagai status pending dan menunggu persetujuan admin sektor/PJJ atau admin terkait.

8. Halaman Publik dan Cek Status

• Halaman login menyediakan menu Direktori, Registrasi, Panduan, Monitor Update, Profil Klasis, SIAR GBKP, dan Web Moderamen.
• Form Cek Status Registrasi tersedia untuk memasukkan nomor registrasi dan melihat apakah data sudah diverifikasi atau masih pending.
• Halaman registrasi dan input anggota juga menyediakan menu Cek Status Registrasi agar pengecekan lebih mudah.
• Halaman Monitor Update menampilkan status pengisian data per runggun dan per sektor secara publik.
• Progress per runggun, grup runggun, dan sektor diurutkan dari data yang paling terakhir diperbarui.
• Status per sektor pada Monitor Update dapat difilter berdasarkan runggun.
• Direktori mendukung pencarian nama tunggal maupun nama ganda, misalnya `Adi`, `Tarigan`, atau `Adi Tarigan`.
• Widget delay, pengunjung online, dan ISP tampil pada halaman publik yang mendukung monitoring koneksi.

9. Data Anggota

Data anggota berisi identitas pribadi, alamat, kontak, status keluarga, status keanggotaan, dan data gerejawi.

• Nomor jemaat, nama, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, status pernikahan.
• Alamat lengkap, provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, desa/kelurahan.
• Nomor HP utama dan nomor HP 2.
• NIK, nomor KK, upload KTP, dan upload KK tersedia pada input/edit internal, tidak wajib muncul di registrasi publik.
• Pendidikan, pekerjaan, BPJS, golongan darah, dan kategorial.
• Jabatan sektor, runggun, klasis, moderamen, dan pelayan gereja.
• Data baptis, sidi, pernikahan, dan dokumen buktinya.
• Status keanggotaan dan surat keterangan pendukung.
• Tabel anggota menampilkan badge status keanggotaan, badge jabatan pengurus, filter aktif/nonaktif, dan filter tanggal perubahan status.
• Area judul, filter, dan header kolom tabel anggota tetap terlihat saat halaman di-scroll agar pencarian dan pembacaan data lebih mudah.
• Header kolom tabel diberi highlight khusus dan lebarnya disesuaikan dengan kolom data.
• Dropdown besar di form input/edit seperti pekerjaan, pendidikan, jabatan, dan sektor tujuan mendukung pencarian dengan mengetik.
• Input anggota internal juga wajib mencentang pernyataan data benar dan valid.
• Pesan berhasil pada input anggota menampilkan lama waktu pengisian form.
• Detail anggota menampilkan TTL, tanggal dan petugas verifikasi, Status Keluarga / Hubungan Keluarga, dokumen gerejawi, dan tombol print profil jemaat.
• Detail anggota menampilkan sektor pertama saat verifikasi, sektor saat ini, tanggal mulai di sektor baru, serta log perpindahan lengkap.

10. Mutasi / Pindah Sektor

• Admin sektor/PJJ dapat mengajukan pindah sektor.
• Tujuan dipilih berurutan dari klasis, runggun, lalu sektor.
• Mode mutasi tersedia untuk individu, satu KK, atau anggota KK tertentu.
• Sebelum dikirim, sistem menampilkan preview nama anggota yang akan dipindahkan.
• Admin PJJ dapat membuka Status Mutasi dari header untuk melihat mutasi masuk dan keluar yang masih pending.
• Admin runggun dan admin klasis melihat daftar mutasi sesuai wilayah hierarki masing-masing.
• Halaman verifikasi mutasi menyediakan pilihan jumlah data riwayat 50, 100, atau semua data. Default 50 agar server tidak berat.
• Riwayat mutasi mencatat sektor asal, runggun asal, klasis asal, serta tujuan perpindahan.
• Pada detail anggota, tanggal persetujuan mutasi menjadi tanggal mulai anggota berada di sektor baru.

11. Status Keanggotaan

• Status tersedia: Aktif, Nonaktif, Masa Pengengkepen/Penggembalaan, Pindah Gereja, Pindah Agama, dan Meninggal.
• Masa Pengengkepen/Penggembalaan digunakan untuk jemaat yang sedang menjalani pendampingan gerejawi dan untuk sementara tidak dihitung sebagai anggota aktif.
• Admin dapat menambahkan catatan perubahan status.
• Admin dapat upload surat keterangan, seperti surat pindah gereja atau surat kematian.
• Jika kepala keluarga keluar atau meninggal, sistem dapat mengalihkan kepala keluarga ke pasangan atau anak tertua.
• Anggota dengan status meninggal otomatis masuk kategori nonaktif dan tidak dihitung sebagai anggota aktif.
• Setiap perubahan status tersimpan sebagai riwayat perubahan per anggota.

12. Import, Export, dan Recycle Bin

• Import data menggunakan template Excel .xls.
• Sistem menampilkan preview baris valid dan gagal sebelum data dimasukkan.
• Export data tersedia berdasarkan scope admin dan filter tertentu.
• Semua export data menggunakan format Excel .xlsx, sedangkan import anggota tetap memakai template .xls.
• Recycle bin menyimpan data anggota yang dihapus dan dapat dipulihkan sebelum 30 hari.
• Jika anggota dihapus permanen, file foto dan dokumen pendukung ikut dibersihkan agar storage tidak menumpuk.
• Export data dashboard memuat kolom lengkap, termasuk pekerjaan dan data penting lainnya.
• Distribusi pekerjaan hanya menampilkan opsi download jika jumlah pekerjaan tersebut lebih dari 0.
• Golongan darah menyediakan download untuk data yang memiliki golongan darah maupun yang belum memiliki golongan darah.

13. Papan Pengumuman

Papan Pengumuman digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada admin sesuai wilayahnya.

• Pengumuman tampil di dashboard agar admin langsung melihat informasi terbaru saat masuk.
• Admin runggun dapat membuat pengumuman untuk sektor-sektor di bawah runggun tersebut.
• Admin sektor/PJJ melihat pengumuman yang sesuai dengan sektor atau runggun tempatnya berada.
• Kategori pengumuman dapat digunakan untuk membedakan informasi biasa, penting, atau prioritas.
• Tombol buat dan edit pengumuman tersedia sesuai hak akses yang diizinkan.

14. Dashboard dan Monitoring

• Dashboard menampilkan ringkasan anggota aktif, kepala keluarga, pendaftaran pending, mutasi, dan data sesuai hierarki admin.
• Admin klasis dapat melihat mutasi dan pending sesuai scope klasis.
• Menu utama dashboard dipindahkan ke header: Data Anggota, Tambah, Cetak, Panduan, Direktori, Export, Kesehatan Data, Profil Saya, dan Logout.
• Admin sektor/PJJ memiliki menu tambahan di header untuk Profil Sektor, Status Mutasi, dan Ajukan Mutasi.
• Admin runggun dan admin klasis memiliki menu Manajemen sesuai hak aksesnya.
• Anggota pending, nonaktif, masa pengengkepen/penggembalaan, pindah gereja, pindah agama, dan meninggal tidak dihitung sebagai anggota aktif.
• Kesehatan Data membantu menemukan data yang belum lengkap, seperti NIK tidak valid atau golongan darah kosong.
• Log Aktivitas Terbaru menampilkan riwayat pembuatan atau pembaruan data profil jemaat dari database.
• Kartu ringkasan dashboard menampilkan angka yang lebih besar dan daftar Top 10 runggun/sektor sesuai level admin jika tersedia.
• Dashboard menampilkan indikator SI KUH dan SI LAKUH untuk membantu admin membaca kondisi keluarga lengkap dan keluarga tidak lengkap.
• SI KUH berarti keluarga lengkap ada suami dan istri. SI LAKUH berarti keluarga tidak lengkap, misalnya hanya suami, hanya istri, atau anak sebagai kepala keluarga.
• Admin klasis memiliki card khusus Total Runggun yang menampilkan total sektor dan daftar semua runggun dengan jumlah jemaat, sektor, dan KK.
• Admin runggun memiliki card khusus Total Sektor yang menampilkan semua sektor dengan jumlah jemaat aktif dan KK.
• Grafik batang admin klasis menampilkan Total Jemaat, Total KK, dan Jumlah Sektor. Satuan tooltip disesuaikan: jemaat memakai orang, KK memakai keluarga, sektor tanpa satuan tambahan.
• Grafik batang admin runggun menampilkan Total Jemaat dan Total KK per sektor dengan satuan yang sesuai.
• Pada admin sektor/PJJ, kartu ringkasan difokuskan ke angka utama sektor tanpa daftar top sektor.
• Header dashboard menampilkan delay koneksi host ke server dan jumlah pengunjung online secara realtime.
• Untuk admin runggun dan sektor/PJJ, daftar ulang tahun dapat difilter Hari Ini atau 1 Minggu Terakhir.
• Mode tampilan tersedia Light, Dark, dan Auto.

15. Report dan Overview

Menu Report digunakan untuk melihat rekap wilayah dalam bentuk tabel yang lebih rinci dan mudah dicetak atau diexport.

16. Profil Sektor dan QR Registrasi

• Admin sektor/PJJ dapat mengelola profil publik sektor.
• Ketua, sekretaris, dan bendahara dapat dipilih dari data anggota sektor.
• Nama dan nomor HP pengurus otomatis diambil dari data anggota jika tersedia, termasuk nomor HP utama dan HP 2 bila diperlukan.
• Profil sektor menampilkan QR Code/link registrasi sektor agar jemaat dapat mendaftar langsung ke sektor yang benar.
• Kontak pengurus PJJ tampil di halaman registrasi setelah pendaftar memilih sektor.

17. Akun Admin dan Keamanan

• Admin dapat mengubah profil sendiri sesuai hak aksesnya.
• Perubahan ID login dicek agar tidak sama dengan ID lain yang sudah digunakan.
• Ubah password memakai konfirmasi password baru, toggle tampil/sembunyi password, dan password strength meter.
• Fitur Lupa Password tersedia untuk admin klasis, admin runggun, dan admin sektor/PJJ jika email admin sudah terdaftar.
• Jika percobaan login gagal per username mencapai batas, halaman login menampilkan arahan reset password.
• Reset password memakai kode reset yang dikirim ke email terdaftar, berlaku singkat, dan tidak menampilkan token sensitif di URL.
• Admin yang sudah mengisi email dapat mengaktifkan OTP login via email dari Profil Saya.
• Kode OTP login berlaku 5 menit dan hanya perlu dimasukkan ulang setelah 1x24 jam pada perangkat yang sama.
• Menonaktifkan OTP juga wajib memakai kode verifikasi yang dikirim ke email terdaftar.
• Sesi login otomatis logout jika idle terlalu lama sesuai pengaturan keamanan aplikasi.
• Status pengiriman email reset password tercatat pada Security Monitoring untuk membantu troubleshooting SMTP/email.
• Sistem dapat memakai SMTP cadangan jika SMTP utama gagal atau terkena limit.
• Login admin mencatat last login untuk kebutuhan monitoring sesuai hierarki.
• Cetak kartu login mengambil password terbaru yang tersimpan untuk akun terkait.

18. Keamanan Data dan Sesi

• Form penting memakai token keamanan per sesi agar request palsu tidak mudah diterima.
• Cookie sesi memakai pengaturan aman seperti HttpOnly dan SameSite untuk mengurangi risiko pencurian sesi.
• Request yang mengubah data diverifikasi di server, termasuk token dan hak akses sesuai hierarki.
• Data sensitif seperti kode reset dan OTP tidak ditaruh di URL.
• Login gagal, percobaan reset password, dan aktivitas mencurigakan dicatat pada Security Monitoring.
• Upload foto dikonversi ke WebP untuk efisiensi, sedangkan dokumen lama dibersihkan saat diganti atau data dihapus permanen.
• Tampilan aplikasi diperbesar dan dibuat responsif agar tetap nyaman di desktop, tablet, dan HP kecil.

19. Rekomendasi Penggunaan Harian

• Admin sektor mengecek pendaftaran pending, update data anggota, dan mencatat mutasi/status anggota.
• Admin runggun memantau sektor, pendaftaran pending, mutasi, dan data KK per sektor.
• Admin klasis memantau data per runggun, data per sektor, serta riwayat perpindahan anggota.
• Gunakan export secara berkala untuk arsip data sesuai wilayah masing-masing.
• Periksa Papan Pengumuman dan Log Aktivitas Terbaru setiap masuk dashboard.
• Gunakan Kesehatan Data untuk membersihkan data yang belum lengkap secara bertahap.