Panduan Penggunaan SIAR GBKP

1. Alur Umum Aplikasi

• Admin login melalui halaman login.
• Halaman login, registrasi, direktori, dan dashboard menampilkan logo GBKP serta status koneksi realtime berupa delay server dan jumlah pengunjung online.
• Admin masuk ke dashboard dan melihat ringkasan data sesuai wilayahnya.
• Menu utama kini berada di header agar dashboard lebih fokus menampilkan data penting.
• Admin membuka Data Anggota untuk melihat, menambah, mengedit, mencetak, atau export data jemaat.
• Jika ada perubahan status, mutasi, atau data keluarga, admin memperbarui data melalui halaman edit anggota.
• Perubahan penting tersimpan sebagai riwayat atau log aktivitas.

2. Jenis Admin

3. Admin Klasis

• Melihat dashboard ringkasan jemaat satu klasis.
• Melihat jumlah anggota aktif dan kepala keluarga.
• Melihat data KK per runggun dan KK per sektor.
• Klik runggun untuk menampilkan sektor di bawahnya.
• Klik sektor untuk melihat daftar kepala keluarga dan anggota keluarga di dalam sektor tersebut.
• Mengelola data runggun dan sektor sesuai wilayah klasis.
• Melihat riwayat perpindahan anggota sesuai scope klasis.
• Melihat last login admin runggun dan admin sektor sesuai hierarki.
• Melihat log aktivitas terbaru dan kesehatan data sesuai scope klasis.
• Export data jemaat sesuai wilayah klasis.

4. Admin Runggun

• Melihat dashboard ringkasan jemaat satu runggun.
• Melihat jumlah anggota aktif, kepala keluarga, pendaftaran pending, dan mutasi.
• Mengelola sektor di bawah runggun.
• Saat tambah sektor, pilihan runggun otomatis terkunci sesuai runggun admin.
• Melihat KK per sektor dan klik sektor untuk melihat daftar KK serta anggota keluarga.
• Memantau aktivitas sektor dan riwayat perpindahan anggota dalam runggun.
• Membuat papan pengumuman yang tampil untuk sektor di bawah runggun terkait.
• Melihat last login admin sektor dan kesehatan data sesuai scope runggun.
• Export data jemaat sesuai wilayah runggun.

5. Admin Sektor / Ketua PJJ

• Melihat dashboard sektor.
• Menggunakan tombol header untuk Data Anggota, Tambah, Cetak, Panduan, Direktori, Export, Profil Sektor, Status Mutasi, Ajukan Mutasi, Profil Saya, dan Logout.
• Menambah anggota baru melalui form input.
• Mengedit data anggota, status keanggotaan, data keluarga, dan data gerejawi.
• Melihat detail anggota dan mencetak profil/CV jemaat.
• Menghapus anggota ke recycle bin dan mengembalikannya sebelum 30 hari.
• Mengajukan mutasi anggota ke sektor lain.
• Melihat Status Mutasi untuk memantau mutasi masuk dan mutasi keluar yang masih menunggu proses.
• Mengelola profil sektor, QR Code pendaftaran, ketua, sekretaris, dan bendahara PJJ.
• Import data anggota dari template Excel .xls dan export data sektor.
• Melihat recycle bin untuk mengembalikan anggota yang terhapus sebelum 30 hari.
• Menggunakan mode tema light, dark, atau auto sesuai perangkat.

6. Direktori Jemaat

Direktori digunakan untuk melihat informasi publik jemaat atau struktur sektor tanpa harus masuk ke dashboard admin. Halaman ini berguna untuk pencarian cepat dan rujukan informasi umum.

• Buka halaman login, lalu klik menu Direktori.
• Gunakan direktori untuk melihat data publik yang disediakan sistem.
• Informasi yang tampil dibatasi agar tidak membuka data sensitif admin.
• Direktori membantu pengguna menemukan informasi sektor/PJJ atau data umum jemaat yang memang diizinkan tampil.
• Jika data tidak ditemukan, pastikan ejaan pencarian benar atau hubungi pengurus sektor/PJJ.

7. Registrasi Jemaat Baru

Registrasi digunakan oleh jemaat baru atau anggota yang belum tercatat untuk mengirim data awal ke sektor/PJJ tujuan. Data registrasi belum langsung menjadi anggota aktif sebelum diverifikasi oleh admin.

• Buka halaman login, lalu klik tombol Registrasi.
• Halaman registrasi memakai logo GBKP dan menyediakan tombol Panduan Registrasi khusus untuk pendaftar.
• Isi data pribadi seperti nama, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin, dan status pernikahan.
• Isi alamat lengkap dan pilih wilayah administrasi yang sesuai.
• Pilih klasis, runggun, dan sektor/PJJ tujuan.
• Setelah sektor dipilih, sistem menampilkan kontak pengurus PJJ jika datanya sudah tersedia.
• Isi nomor HP/WhatsApp agar pengurus dapat menghubungi pendaftar.
• Lengkapi pendidikan, pekerjaan, BPJS, golongan darah, dan kategorial jika diminta.
• Dropdown besar seperti pekerjaan dan pendidikan dapat diketik untuk mencari pilihan lebih cepat.
• Jabatan struktur hanya dapat memilih satu jabatan; pilihan default adalah anggota biasa.
• Upload foto jika tersedia.
• Kirim formulir registrasi.
• Data masuk sebagai status pending dan menunggu persetujuan admin sektor/PJJ atau admin terkait.

8. Data Anggota

Data anggota berisi identitas pribadi, alamat, kontak, status keluarga, status keanggotaan, dan data gerejawi.

• Nomor anggota, nama, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, status pernikahan.
• Alamat lengkap, provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, desa/kelurahan.
• Nomor HP utama dan nomor HP 2.
• Pendidikan, pekerjaan, BPJS, golongan darah, dan kategorial.
• Jabatan sektor, runggun, klasis, moderamen, dan pelayan gereja.
• Data baptis, sidi, pernikahan, dan dokumen buktinya.
• Status keanggotaan dan surat keterangan pendukung.
• Tabel anggota menampilkan badge status keanggotaan, badge jabatan pengurus, filter aktif/nonaktif, dan filter tanggal perubahan status.
• Area judul, filter, dan header kolom tabel anggota tetap terlihat saat halaman di-scroll agar pencarian dan pembacaan data lebih mudah.
• Header kolom tabel diberi highlight khusus dan lebarnya disesuaikan dengan kolom data.
• Dropdown besar di form input/edit seperti pekerjaan, pendidikan, jabatan, dan sektor tujuan mendukung pencarian dengan mengetik.
• Detail anggota menampilkan TTL yang rapi, tanggal verifikasi, siapa yang memverifikasi, riwayat mutasi, dokumen gerejawi, dan tombol print profil jemaat.

9. Mutasi / Pindah Sektor

• Admin sektor/PJJ dapat mengajukan pindah sektor.
• Tujuan dipilih berurutan dari klasis, runggun, lalu sektor.
• Mode mutasi tersedia untuk individu, satu KK, atau anggota KK tertentu.
• Sebelum dikirim, sistem menampilkan preview nama anggota yang akan dipindahkan.
• Admin PJJ dapat membuka Status Mutasi dari header untuk melihat mutasi masuk dan keluar yang masih pending.
• Admin runggun dan admin klasis melihat daftar mutasi sesuai wilayah hierarki masing-masing.
• Halaman verifikasi mutasi menyediakan pilihan jumlah data riwayat 50, 100, atau semua data. Default 50 agar server tidak berat.
• Riwayat mutasi mencatat sektor asal, runggun asal, klasis asal, serta tujuan perpindahan.

10. Status Keanggotaan

• Status tersedia: Aktif, Nonaktif, Pindah Gereja, Pindah Agama, dan Meninggal.
• Admin dapat menambahkan catatan perubahan status.
• Admin dapat upload surat keterangan, seperti surat pindah gereja atau surat kematian.
• Jika kepala keluarga keluar atau meninggal, sistem dapat mengalihkan kepala keluarga ke pasangan atau anak tertua.
• Anggota dengan status meninggal otomatis masuk kategori nonaktif dan tidak dihitung sebagai anggota aktif.
• Setiap perubahan status tersimpan sebagai riwayat perubahan per anggota.

11. Import, Export, dan Recycle Bin

• Import data menggunakan template Excel .xls.
• Sistem menampilkan preview baris valid dan gagal sebelum data dimasukkan.
• Import database menampilkan pesan error yang lebih jelas, termasuk jika file tidak dipilih atau ukuran upload terlalu besar.
• Import database menyediakan pilihan mode pemulihan seperti update data, buat baru, atau menimpa data sesuai kebutuhan proses restore.
• Export data tersedia berdasarkan scope admin dan filter tertentu.
• Recycle bin menyimpan data anggota yang dihapus dan dapat dipulihkan sebelum 30 hari.
• Export data dashboard memuat kolom lengkap, termasuk pekerjaan dan data penting lainnya.
• Distribusi pekerjaan hanya menampilkan opsi download jika jumlah pekerjaan tersebut lebih dari 0.
• Golongan darah menyediakan download untuk data yang memiliki golongan darah maupun yang belum memiliki golongan darah.

12. Papan Pengumuman

Papan Pengumuman digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada admin sesuai wilayahnya.

• Pengumuman tampil di dashboard agar admin langsung melihat informasi terbaru saat masuk.
• Admin runggun dapat membuat pengumuman untuk sektor-sektor di bawah runggun tersebut.
• Admin sektor/PJJ melihat pengumuman yang sesuai dengan sektor atau runggun tempatnya berada.
• Kategori pengumuman dapat digunakan untuk membedakan informasi biasa, penting, atau prioritas.
• Tombol buat dan edit pengumuman tersedia sesuai hak akses yang diizinkan.

13. Dashboard dan Monitoring

• Dashboard menampilkan ringkasan anggota aktif, kepala keluarga, pendaftaran pending, mutasi, dan data sesuai hierarki admin.
• Menu utama dashboard dipindahkan ke header: Data Anggota, Tambah, Cetak, Panduan, Direktori, Export, Kesehatan Data, Profil Saya, dan Logout.
• Admin sektor/PJJ memiliki menu tambahan di header untuk Profil Sektor, Status Mutasi, dan Ajukan Mutasi.
• Admin runggun dan admin klasis memiliki menu Manajemen sesuai hak aksesnya.
• Anggota pending, nonaktif, pindah gereja, pindah agama, dan meninggal tidak dihitung sebagai anggota aktif.
• Kesehatan Data membantu menemukan data yang belum lengkap, seperti NIK tidak valid atau golongan darah kosong.
• Log Aktivitas Terbaru menampilkan riwayat pembuatan atau pembaruan data profil jemaat dari database.
• Kartu ringkasan dashboard menampilkan angka yang lebih besar dan daftar Top 10 runggun/sektor sesuai level admin jika tersedia.
• Pada admin sektor/PJJ, kartu ringkasan difokuskan ke angka utama sektor tanpa daftar top sektor.
• Header dashboard menampilkan delay koneksi host ke server dan jumlah pengunjung online secara realtime.
• Mode tampilan tersedia Light, Dark, dan Auto.

14. Profil Sektor dan QR Registrasi

• Admin sektor/PJJ dapat mengelola profil publik sektor.
• Ketua, sekretaris, dan bendahara dapat dipilih dari data anggota sektor.
• Nama dan nomor HP pengurus otomatis diambil dari data anggota jika tersedia, termasuk nomor HP utama dan HP 2 bila diperlukan.
• Profil sektor menampilkan QR Code/link registrasi sektor agar jemaat dapat mendaftar langsung ke sektor yang benar.
• Kontak pengurus PJJ tampil di halaman registrasi setelah pendaftar memilih sektor.

15. Akun Admin dan Keamanan

• Admin dapat mengubah profil sendiri sesuai hak aksesnya.
• Perubahan ID login dicek agar tidak sama dengan ID lain yang sudah digunakan.
• Ubah password memakai konfirmasi password baru, toggle tampil/sembunyi password, dan password strength meter.
• Login admin mencatat last login untuk kebutuhan monitoring sesuai hierarki.
• Cetak kartu login mengambil password terbaru yang tersimpan untuk akun terkait.

16. Rekomendasi Penggunaan Harian

• Admin sektor mengecek pendaftaran pending, update data anggota, dan mencatat mutasi/status anggota.
• Admin runggun memantau sektor, pendaftaran pending, mutasi, dan data KK per sektor.
• Admin klasis memantau data per runggun, data per sektor, serta riwayat perpindahan anggota.
• Gunakan export secara berkala untuk arsip data sesuai wilayah masing-masing.
• Periksa Papan Pengumuman dan Log Aktivitas Terbaru setiap masuk dashboard.
• Gunakan Kesehatan Data untuk membersihkan data yang belum lengkap secara bertahap.